Vad betyder öppna data?
Att öppna data betyder att publicera dem på ett standardiserat format med en licens som tillåter vem som helst att återanvända dem.
Varför ska man öppna inköpsdata?
Det första (och oftast effektivaste) argumentet är att det är ett bra sätt att spara resurser och tid! En studie från forskaren Tatjana Apanasevic (RISE) tittade på flera svenska kommuner som har gjort det och visade en stor minskning av begäran enligt offentlighetsprincipen för deras fakturor som leder i sin tur till en minskning av handläggningstid. Till exempel sparar Göteborgs stad över 2,3 miljoner kronor per år sedan de började.
Men det finns fler fördelar med att öppna data:
- Myndigheter kan analysera upphandlingsmönster (t.ex. mäta kvaliteten och spåra leverans och milstolpar i kontrakt) och förbättra valuta för pengarna vid upphandling
- Företag kan förstå vad myndigheter köper och hur tidigare kontrakt sett ut, vilket kan leda till mer rättvisa konkurrensförhållanden och bättre anbud
- Journalister kan övervaka vem som vinner vilka kontrakt när, hur och för vad och hjälper att identifiera intressekonflikter och bluffakturor innan de blir skandaler och dyra misstag
- Medborgare kan få reda på vart deras skattepengar går
Du kan läsa mer om de många fördelarna som kommer med upphandlingsdata på Open Contracting Partnerships webbplats.
Hur mycket kostar det?
Svaret varierar från en kommun till en annan. I Göteborgs stad har man fortfarande en manuell granskningsprocess varje månad innan publiceringen. Det tar ungefär en timme för en handläggare som granskar att informationen är korrekt och att det inte finns några personuppgifter. Staden hade redan investerat tidigare i en dataportal för att kunna publicera olika datamängder. I Umeå kommun har man kunnat automatisera publiceringen helt.
Det viktigaste är dock att publiceringen alltid löner sig inom ett år. Läs mer i rapporten från RISE.
Finns det risker?
Rapporten pekar på sekretess, integritet och säkerhet som de största riskerna. Dessa risker pratar vi om mer i nästa kapitel, som du gärna får läsa med en jurist från din organisation för att hitta ett tryggt sätt att börja publicera.
Ibland kan data som publiceras vara fel. Om det råder osäkerhet kring något i en datamängd som publiceras, är det därför bra att i förväg ange vad det gäller och precisera att ni uppskattar att få in felrapporteringar från användare av datamängden. Användare kan hjälpa er med att rätta till felen i data i enlighet med ”Linus lag”, dvs. om tillräckligt många granskar datamängden kommer fel att vara lättare att hitta och rätta till. (Guide för beslutfattare om Öppna data, Internetstiftelsen)
Hur ser jag till att öppna inköpsdata används?
Framgången med att öppna data bör inte mätas bara genom hur mycket data publiceras utan framförallt efter hur mycket data som används. Detta är också i fokus i den pågående Öppna data-utredningen (se delbetänkandet om den nya lagen som ska införa Öppna data och PSI-direktivet i svensk lagstiftning).
De verkliga resultaten kommer från engagemanget från olika statliga aktörer, medborgare, företag, journalister och akademiker. Genom deras användning av data kan upphandlingsprocesser bli bättre. Några specifika steg man kan ta för att stimulera användning är (enligt Open Contacting Partnership) att:
- identifiera intressentgrupper;
- kartlägga utbudet och efterfrågan av data;
- dokumentera användning och resultat.
Detta arbete har vi börjat med projektet Open Up! och vi vill gärna dela med oss av våra resurser Vi har byggt ett nätverk av kommuner och myndigheter som redan har publicerat leverantörsreskontra och andra data, eller som är på väg att göra det och som kan dela med sig av sina erfarenheter, ett nätverk av journalister, företag och akademiker som är intresserade att använda upphandligsdata och under 2020-21 anordnade vi en serie av workshops och webinarier för att fortsätta bygga det här ekosystemet och lära sig av varandra.